Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

PapierPilot GbR
Rubén Boss Gallardo, Felix Reinsch, Julian Genzer
Seewiesenweg 28
73734 Esslingen am Neckar
Deutschland
E-Mail: support@papierpilot.app

2. Überblick der Verarbeitungen

PapierPilot verarbeitet personenbezogene Daten, die für den Betrieb der App und der Website erforderlich sind. Dazu zählen insbesondere:

• Daten, die beim Aufruf der Website technisch anfallen (Server-Logfiles)
• Daten, die du beim Hochladen oder Scannen eines Dokuments in der App bereitstellst
• Angaben, die du bei einer Registrierung oder Kontoerstellung machst, sofern vorhanden
• Inhalte, die du an den KI-Assistenten sendest
• Daten, die du uns bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail mitteilst

Wir erheben keine Daten, die für die genannten Zwecke nicht erforderlich sind.

3. Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Erfüllung eines Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Bereitstellung der App-Funktionen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – bei Vorliegen einer Einwilligung (z. B. für bestimmte optionale Funktionen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen, etwa der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, soweit einschlägig

4. Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen, etwa Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS/SSL) und eine Beschränkung des Zugriffs auf berechtigte Personen. Diese Maßnahmen werden entsprechend dem Stand der Technik fortlaufend angepasst.

5. Bereitstellung der Website und Hosting

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Hosting-Anbieter automatisch technische Informationen, die dein Browser übermittelt (Server-Logfiles). Dazu können gehören: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, verwendeter Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer-URL).

Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Website verwendet keine Cookies, kein Analyse-Tool und keine Tracking-Skripte.

Hosting-Anbieter: Cloudflare Germany GmbH, Rosenheimer Straße 143C, 81671 München Mit dem Hosting-Anbieter besteht, soweit erforderlich, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Nutzung der App PapierPilot

Für die Nutzung der App PapierPilot können folgende Daten verarbeitet werden, je nachdem, welche Funktionen du nutzt:

• Geräteinformationen (z. B. Gerätetyp, Betriebssystem, App-Version)
• Inhalte, die du hochlädst, scannst oder eingibst (Dokumente, Fotos, Texte)
• von dir erstellte Aufgaben, Notizen und Ablagen innerhalb der App
• Kommunikation mit dem KI-Assistenten
• bei Registrierung: Kontodaten wie E-Mail-Adresse

Die Verarbeitung erfolgt, um dir die Kernfunktionen der App bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Verarbeitung von Dokumenten und KI-Analyse

Wenn du ein Dokument hochlädst oder scannst, wird der Inhalt verarbeitet, um eine Zusammenfassung, eine Erklärung in einfacher Sprache, mögliche Fristen sowie daraus abgeleitete Aufgaben zu erstellen. Diese Analyse kann durch KI-Modelle erfolgen, die teilweise über externe, spezialisierte Dienstleister bereitgestellt werden.

Eingesetzte KI-/Verarbeitungsdienstleister:

OpenAI Ireland Ltd., 117-126 Sheriff Street, Upper Dublin 1, DO1 YC43 Ireland, Auftragsverarbeiter

Cloudflare Inc.,101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA , Auftragsverarbeiter

Supabase Ireland ltd., 3 Dublin Landings, North Wall Quay, Dublin 1, D01 C4E0, Ireland, Auftragsverarbeiter

RevenueCat Inc., 1032 E Brandon Blvd #3003, Brandon, FL 33511, USA, Auftragsverarbeiter

Plus Five Five Inc. (Resend), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA, Auftragsverarbeiter

Bitte lade keine Dokumente hoch, die für die gewünschte Analyse nicht erforderliche sensible Informationen enthalten (z. B. Gesundheitsdaten Dritter), sofern dies vermeidbar ist. Da PapierPilot keine Behörde, Kanzlei oder offizielle Beratungsstelle ist, solltest du wichtige Angaben und Fristen aus der Analyse stets selbst prüfen.

8. Konto und Registrierung

Sofern du ein Konto anlegst, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Angaben (z. B. E-Mail-Adresse) zur Bereitstellung des Kontos und zur Speicherung deiner Dokumente, Aufgaben und Einstellungen. Nutzt du PapierPilot im Gastmodus, können Daten stattdessen lokal auf deinem Gerät gespeichert werden.

9. Kontaktaufnahme und Support

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die von dir mitgeteilten Daten (z. B. E-Mail-Adresse, Inhalt deiner Nachricht) zur Bearbeitung deiner Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Bitte sende uns keine sensiblen Dokumente per E-Mail, wenn dies nicht unbedingt erforderlich ist.

10. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die uns bei Hosting, technischem Betrieb oder KI-gestützter Dokumentenanalyse unterstützen. Mit diesen Dienstleistern bestehen, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Diese sind auf Nachfrage an support@papierpilot.app einsehbar. Eine aktuelle Liste der eingesetzten Dienstleister:

OpenAI Ireland ltd.

Zweck: API-Anbieter zur Dokumentenanalyse

Verarbeitete Daten: alle Dokumentenbezogenen Daten

Rechtsgrundlage: KI-Dokumentanalyse und KI-Assistent: Die Übermittlung von Dokumenten, Bildern, OCR-Texten und Chatnachrichten an den eingesetzten KI-Dienst erfolgt erst nach ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit in den Datenschutzeinstellungen der App mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Cloudflare Inc.

Zweck: Hosten des Proxy-Servers für API-Verbindung und Hosten der Website

Verarbeitete Daten: alle Dokumentenbezogenen Daten

Rechtsgrundlage: Bereitstellung der Website: Die Verarbeitung technischer Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse und Server-Logfiles) erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), um die Sicherheit und den stabilen Betrieb der Website zu gewährleisten. KI-Dokumentanalyse und KI-Assistent: Die Übermittlung von Dokumenten, Bildern, OCR-Texten und Chatnachrichten an den eingesetzten KI-Dienst erfolgt erst nach ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit in den Datenschutzeinstellungen der App mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Supabase Ireland Limited

Zweck: Speicherung der Dokumente und dazugehörigen Daten sowie Accountdaten

Verarbeitete Daten: Dokumentbezogene Daten sowie Accountdaten

Rechtsgrundlage: Nutzeraccount und App-Funktionen: Die Verarbeitung von Accountdaten, Dokumenten, Aufgaben und Einstellungen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie für die Bereitstellung der vertraglich geschuldeten Funktionen der App erforderlich ist.

RevenueCat Inc.

Zweck: Abwicklung der Abbonement-Käufe, Zahlungsdienstleister

Verarbeitete Daten: Accountdaten sowie Kontoinformationen des Nutzers

Rechtsgrundlage: In-App-Abonnements: Zur Verwaltung von Premium-Abonnements verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Informationen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Plus Five Five Inc. (Resend)

Zweck: Versenden der automatisierten Bestätigungs-eMails

Verarbeitete Daten: Accountdaten des Nutzers (auch eMail-Adresse)

Rechtsgrundlage: Kontaktaufnahme: Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail verarbeiten wir die übermittelten Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung vertragsbezogener Anfragen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung sonstiger Anfragen).

11. Übermittlung in Drittländer

Sofern einzelne Dienstleister Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, z. B. durch Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission oder Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO).

12. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Kontodaten, bis du dein Konto löschst. Wir speichern Dokumentenbezogene Daten, bis du das dazugehörige Dokument aus dem Archiv löschst. Andernfalls hast du außerdem die Möglichkeit, eine Löschanfrage zu stellen (siehe Seite „Account löschen“). Alles nur, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13. Cookies und Tracking

Diese Website verwendet keine Cookies, keine Analyse-Tools und keine externen Tracking-Skripte. Es findet keine Erstellung von Nutzungsprofilen statt. Daher ist kein Cookie-Banner erforderlich.

14. Rechte der betroffenen Personen

Dir stehen im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze insbesondere folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich jederzeit an support@papierpilot.app wenden.

15. Minderjährige

PapierPilot richtet sich nicht gezielt an Kinder. Personen unter 16 Jahren sollten die App nur mit Zustimmung eines Erziehungsberechtigten nutzen.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder an Änderungen der App bzw. der eingesetzten Dienstleister anzupassen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt deines Besuchs aktuelle, auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

17. Kontakt Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter:
E-Mail: support@papierpilot.app